Factures impayées: Conseils et accompagnement

Comment assurer le suivi de vos factures ?

Femme derrière un bureau avec factures

Le suivi de facturation n’est pas une tâche plaisante.

Cependant, ce travail est essentiel pour éviter les impayés et pour ne pas se retrouver avec une trésorerie négative.

Découvrez notre méthode et nos conseils pour un suivi efficace de vos factures.

Vous souhaitez être accompagné ?

Pourquoi suivre le paiement de vos factures ?

Les retards de paiement représentent un fort enjeu économique pour votre entreprise. De ce fait, la relance de vos impayés est primordiale afin d’assurer la bonne santé financière et la rentabilité de votre société.

Grâce à ce suivi régulier, vous pouvez :

  • Réduire les retards et améliorer le délai moyen de règlement
  • Eviter les impayés
  • Maintenir une trésorerie positive

Gérer ses relances clients dès le début de son activité permet ainsi une meilleure anticipation et vient limiter les difficultés économiques.

Organiser votre suivi de paiement : la méthode

En suivant une méthode précise et en utilisant les outils adaptés, vous pouvez bénéficier d’un suivi de facturation performant.

Dans un premier temps, nous vous conseillons d’utiliser un logiciel informatique de comptabilité et de gestion commerciale.

En parallèle, vous devez définir des conditions générales de ventes claires au sujet de la facturation : 

  • Acompte à verser à la signature du devis
  • Paiement en plusieurs fois 
  • Date limite de paiement 
  • Indemnité de retard 

Afin de visualiser l’état des factures en cours, vous devez renseigner différentes informations :

  • Nom du client
  • Numéro de facture
  • Date de facturation
  • Date d’échéance :  date limite de paiement avant application de la majoration
  • Montant de la facture : coût total de la vente
  • Jours de dépassement
  • Montant de la majoration
  • Solde restant dû
  • Etat du paiement : ‘en attente’, ‘en cours’, ‘réglé’
  • 1ère, 2ème, 3ème relance : date à laquelle les relances ont été effectuées.

Cela vous permettra d’identifier rapidement les problèmes de retards récurrents ou d’impayés, sans faire de recherches manuelles.

Les délais de paiement : à savoir

Afin de suivre efficacement vos paiements et d’effectuer, si besoin, les relances adaptées, nous vous conseillons de connaître les délais de paiement d’une facture.

Ces derniers correspondent à “la durée prévue dans le contrat entre la livraison ou la facturation d’un bien/service par le fournisseur ou le prestataire, et le paiement par le client.”

Les délais de paiement sont donc prévus et notifiés dans le contrat, et votre client est dans l’obligation de les respecter.

Pour en savoir plus, nous vous invitons à lire notre article sur les délais de paiement, ainsi que l’article de economie.gouv !

Comment assurer la relance client ?

Vous avez constaté des retards de paiement ou des impayés ?

Il est temps de passer à l’action !

Dans un premier temps, vous pouvez tenter de trouver une solution à l’amiable : prenez votre téléphone et appelez votre client, afin d’échanger ensemble sur la situation.

Ensuite, si vous n’arrivez pas à trouver un terrain d’entente, adressez-lui un courrier de relance . Pour ce faire, vous pouvez utiliser le modèle de courrier de relance que nous vous proposons.

Votre client ne répond pas à vos relances : que faire ?

Vous avez respecté la méthode énoncée ci-dessus, mais votre client ne vous répond pas ?

Il promet “de vous payez plus tard” ou “dès que possible” ?

Il ne répond plus à vos appels et vos courriers de relance restent sans réponse ?

Alors, ne perdez pas de temps et faites appel à notre service de recouvrement !

Les experts de Recovry.fr vous accompagnent dans la gestion de vos impayés, en votre nom, sans frais de dossier et sans engagement.