Factures impayées: Conseils et accompagnement

Lettre de relance pour impayés : Quand l’envoyer ? Comment l’écrire ?

Lettre de relance pour impayés : Quand l’envoyer ? Comment l’écrire ?

La lettre de relance pour impayés est un courrier envoyé par une entreprise à un de ses clients en situation de défaut de paiement. Elle a pour objectif de rappeler à ce client qu’il a une dette envers elle et qu’il doit la payer dans les meilleurs délais.

Un impayé peut être dû à de multiples facteurs. Il est donc primordial de respecter des éléments de fond et de forme pour assurer l’efficacité du courrier de relance. Il s’agit, en effet, de trouver un équilibre entre fermeté et empathie pour ne pas rompre le contact avec le client. Celui-ci peut avoir oublié ou peut rencontrer des difficultés passagères de trésorerie. Il peut également faire part d’une insatisfaction d’où le non paiement.

Lettre de relance : Comment la rédiger ?

Tout d’abord, pour maximiser son efficacité, il est conseillé de rédiger un courrier synthétique, clair et précis. Celui-ci doit contenir des informations essentielles comme le numéro et la date de la facture impayée, son montant et sa date d’échéance. Il est ainsi recommandé de joindre à cette lettre de relance la copie de ladite facture.

De plus, vous devez utiliser un ton neutre et cordial et ne pas tomber dans la menace pour maintenir la relation. En effet, un client fidèle et de longue date peut avoir oublié de vous payer à temps ou peut rencontrer une situation financière délicate. Il s’agit donc de lui rappeler qu’il a un impayé sans risquer de le froisser.

Pour maintenir la pression, vous pouvez adresser une première lettre de relance, puis une seconde, voire une troisième. Si ces courriers restent sans retours, vous pourrez adresser une lettre de mise en demeure.

Vous pouvez voir notre modèle de lettre de relance pour impayés.

Lettre de relance : Quand l’envoyer ?

Pour maximiser son efficacité, il est conseillé de rédiger la lettre de relance pour impayés au plus tôt quand vous constatez un défaut de paiement. En effet, plus une situation d’impayé est traitée rapidement, plus vous augmentez vos chances de récupérer votre argent.

Il est d’ailleurs important de préciser qu’une facture est qualifiée d’impayée lorsque l’échéance de paiement est dépassée. C’est-à-dire que si l’échéance était fixée au 30 septembre, votre facture est « impayée » à partir du 1er octobre.

Comme évoqué plus haut, vous pouvez adresser jusqu’à trois lettres de relance. Pour assurer l’efficacité de votre action de relance, vous devez donner du rythme afin de mettre une certaine pression à votre client débiteur.

Vous envoyez un premier courrier. Si 7 jours après la nouvelle échéance fixée vous n’avez rien, envoyez un second courrier mentionnant le premier. Entre-temps, vous pouvez appeler votre client pour vous assurer qu’il a bien reçu la première lettre de relance et pour trouver une solution.

Enfin, ces lettres de relance pour impayés constituent des preuves dans l’éventualité d’une poursuite judiciaire. En effet, cela démontre que vous avez tout fait pour trouver un accord à l’amiable avec votre client pour obtenir votre argent.