Factures impayées: Conseils et accompagnement

Relance de facture impayée par téléphone

Relance facture impayée par téléphone

Face à des impayés, il existe de nombreux moyens amiables pour relancer votre client débiteur.

La relance de facture impayée par téléphone est la première étape d’une procédure de recouvrement efficace. En appelant votre client par téléphone, vous pourrez facilement échanger avec lui pour comprendre pourquoi il n’a pas réglé sa facture et obtenir son règlement.

Relance de facture impayée par téléphone : Quel est le bon moment ?

SI vous souhaitez être payé rapidement, vous devez agir au plus vite, dès le premier incident de paiement. En effet, plus vous agissez tôt, plus vous augmentez vos chances de récupérer votre argent.

Avant de relancer votre client par téléphone pour une facture impayée, vous devez vous assurez qu’il s’agit bien d’un impayé. En effet, l’échéance de paiement fixée sur la facture doit être dépassée pour lancer une démarche de recouvrement. Nous vous conseillons même d’attendre quelques jours après l’échéance car certains paient à la dernière minute.

Nous conseillons d’effectuer les premières relances d’impayé par téléphone pour garder le coté amiable. En effet, c’est une solution simple qui facilite l’échange et une approche moins formelle qu’une lettre de relance. Cependant, il vous est tout à fait possible d’envoyer directement une première lettre de relance par courrier ou par mail si vous voulez vous faire payer rapidement.

Relancer une facture impayée par téléphone : Comment procéder ?

Pour être efficace voici quelques conseils. Vous devez préparer plusieurs éléments relatifs à la facture avant de passer votre appel :

  • Numéro de la facture
  • Date d’émission et date d’échéance de la facture
  • Montant de la facture

Lors d’une relance d’impayé par téléphone, vous devez faire preuve d’empathie pour ne pas froisser votre client et risquer de rompre le dialogue prématurément. En effet, la relance d’impayé par téléphone a pour but de relancer le dialogue et en aucun cas de faire pression sur le client débiteur. Faire pression et exercer des menaces est pénalement répréhensible.

Lors de votre appel, vous devez atteindre les objectifs suivants :

  • Demander et comprendre les raisons du retard de paiement. Il peut être dû à un oubli, à des difficultés financières ou à un litige commercial
  • Expliquer fermement que le client doit régler sa facture, tout en tenant compte de ses retours
  • Trouver ensemble un compromis pour un paiement immédiat ou étalé de la facture
  • Fixer une nouvelle date de paiement

Voici un exemple de discours :

 » Bonjour [Client]. Je vous contacte concernant la facture n°[Numéro de la facture] relative à [nature de la prestation]. Je vous l’ai envoyée le [date], l’avez-vous bien reçue ? Compte tenu de la situation, nous pouvons vous proposer un étalement du paiement [conditions de paiement], est-ce bon pour vous ? « 

Après votre échange téléphonique, nous vous conseillons d’envoyer un mail pour formaliser ce qui a été convenu avec votre client débiteur. De plus, ce mail constitue une preuve si vous deviez poursuivre avec une procédure judiciaire.

 » Bonjour [Client], comme échangé par téléphone, le retard de paiement de la facture n°[Numéro de la facture] est dû à [raison du retard]. Nous nous sommes accordés sur les modalités de paiement suivantes : [modalités de paiement]. « 

Relance de facture impayée par téléphone : Et après ?

Si vous n’obtenez pas de paiement à la date convenue vous pouvez adresser une lettre de relance. Vous pouvez utiliser notre modèle de courrier de relance. Bien souvent, l’envoi d’une lettre de relance entraîne le paiement de la facture. En effet, ce format formel est perçu comme un réel avertissement avant de basculer sur une procédure judiciaire.